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財務會計檔案管理智能化

來源:核心期刊咨詢網位置:經濟管理論文時間:2020-11-16 11:0112

  摘要:會計檔案是會計工作的重要依據,對于會計檔案的保管也越發重要。由于互聯網的普及和大數據時代的到來,會計檔案的保存方式也會跟隨時代的進步而進行一些改變。文章對會計檔案管理智能化方面進行一些剖析,簡單描述一下其中的作用以及工作中出現的問題以及解決方案。

  關鍵詞:智能化;會計檔案;管理方式;互聯網

會計檔案論文

  引言

  企業的經營管理過程以及運行的財務信息都被記錄在會計檔案中,會計檔案對于企業來說,極為重要。目前,會計檔案的保管方式發生了一些改變,正朝著智能化方向發展,但為企業帶來便利的同時,也面臨著風險和挑戰,利弊結合。企業要學會趨利避害。同時,企業應當更加注重財務人員的專業素養,選取高素質人才,依據數據化的特征,對企業得發展做出卓越的貢獻。

  一、會計檔案管理智能化的發展歷程

  現代經濟的快速發展下,對信息和管理的精細度要求越發提升,這時企業經營對會計信息的劃分也更加細致,會計檔案的保管因此需要更多的空間來儲存,其安全性和生產成本也越發增多,因此各企業開始追求更為簡單便捷的方式來對會計檔案進行保存管理,會計檔案的管理方式開始進行了改革。

  互聯網和信息技術的發展使智能化開始進入企業,越來越多的企業開始選擇將會計憑證,賬簿等進行電子化處理,形成了許多的電子會計檔案,因此會計檔案的保管形式也從傳統的手工操作為主向以計算機管理為主的智能化方向發展,提高了檔案管理的效率。[1]2015年,財政部、國家檔案局發布了修訂后的《會計檔案管理辦法》,里面對財務檔案的智能化做出了詳細的要求,認同了電子會計檔案的同樣的合法地位。其中規定了單位可以運用計算機等信息技術手段對會計檔案進行管理,單位內部的會計檔案的管理也可以僅以電子形式保管,改變了以往只可以用紙質形式保管的單一模式。

  二、實行會計檔案管理智能化的意義

  1. 提高企業會計檔案管理的效率

  信息技術的發展使其在會計工作中發揮著舉足輕重的作用。[2]運用會計檔案智能化管理技術,企業輸入正確的財務信息,系統就能夠自動生成有關的會計憑證、會計賬簿以及會計報表等,實現會計檔案管理的智能化。并且,會計檔案管理智能化系統有著一套標準的流程,能夠最大程度的保證自動生成的會計憑證、報表等符合標準,減少了像傳統的手動操作方式管理檔案的一些錯誤。并且,互聯網技術的普及運用,對這些會計檔案的審核、審批也能夠很快的到達負責人的手中從而完成最后的審簽程序,最大限度的提高了時間效率和工作效率,也提高了會計檔案管理的效率。

  2. 減少公司的運營成本

  [1]根據《會計檔案管理辦法》的規定,會計檔案的保管期限分為定期的和永久的,定期的分為10年和30年。期限較長,并且會計檔案的內容十分廣泛。隨著企業的發展壯大,業務量也越來越大,傳統的紙質的會計檔案保管的方式需要企業提供更加廣泛和安全的空間來儲存這些會計檔案,檔案室的擴大也代表著管理檔案人員的數量也會隨之增多,企業對于檔案管理的成本會急劇增加,為了提高企業的競爭力,降低企業的運營成本,各大企業開始使用電子會計檔案。電子化會計檔案可以通過減少檔案管理人員的數量來減少公司運營的人工成本,也可以通過減少從財務信息錄入到財務檔案移交到檔案室進行保存的時間,從而減少了公司的時間成本。另外,[3]運用計算機技術對會計檔案進行管理,減少了傳統的檔案管理方式對于紙張和檔案室面積的需求,節約了資源的消耗,減少了企業的運營成本。雖然使用電子化的會計檔案管理前期需要投入大量的資金去建立一套完整的系統以及后續的維修費用支出,但就總體而言,智能化的會計檔案管理系統要更為劃算。

  3. 增強公司決策的準確性

  會計檔案的利用對于企業來說是十分關鍵的。[2]智能化的會計檔案管理系統能夠對財務檔案中的信息進行系統的準確的分析,反映了一個企業的財務狀況,為企業的管理決策者提供一手資料,幫助決策者更好的做出決定。同時,在企業的債權人或者管理人員想要調取檔案加以利用對比的時候也能夠比以往的傳統方式更加快速。[2]最大程度的發揮會計檔案的經濟價值和社會價值。

  三、會計檔案管理智能化可能出現的問題

  1. 會計檔案管理智能化管理制度不夠完善,不夠重視

  會計檔案智能化系統被企業運用的時間較短,還屬于比較新的領域,對于智能化管理系統制度的建立缺乏經驗,各大企業對制度的完善也不夠重視,即使有些公司會在規章制度中提到關于會計檔案智能化管理系統的問題,但這些制度的指向性很低,不足以支撐管理系統的正常運行操作,這就會導致了實際工作中會出現許多無法解決也無制可依的問題。這就會大大的降低智能化管理系統的可利用程度,也會阻礙智能化管理系統的進一步發展,也不利于企業的發展壯大。另外,許多企業對于會計檔案智能化系統的應用也是僅限于對財務數據的處理分析,運用的范圍太過于局限,大部分企業還是會選擇以紙質的會計檔案管理為主,智能化的系統沒能夠普及運用。

  2. 會計檔案管理智能化系統安全性不夠高

  會計檔案智能化管理系統是依靠計算機為主的系統,[2]在給公司的檔案管理帶來便捷的同時,也會存在一定的風險性。智能化系統的發展時間比較短,程序可能會存在很多漏洞,并且隨著信息技術的發展,越來越多的人接觸到智能化領域,其中也不免有一些意圖不軌之人因此系統可能會存在病毒或者黑客的攻擊,存在惡意修改或者盜取檔案的可能性。同時,計算機本身的硬件或者軟件也可能存在問題,這些問題一旦暴露,存在電腦里面的會計檔案就會受到損害。而會計檔案中記錄著企業發生的每一筆交易和資金流向,是公司的命脈所在,一旦損失或者外泄,對于企業來說都是毀滅性的打擊,嚴重阻礙了企業的發展。

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